miércoles, 20 de junio de 2012

CONSULTAS


Tabla de contenido
·         Almacenar y mostrar y imágenes
Explica los conceptos que debe conocer para utilizar las imágenes con eficazmente, como si es más conveniente vincular o incrustar las imágenes y si usar imágenes dependientes o independientes. También explica brevemente la tecnología OLE (que utilizan algunos componentes Access para almacenar y mostrar las imágenes), enumera los formatos de archivos gráficos admitidos y explica por qué se deberían utilizar determinados tipos de archivo, como archivos de mapas de bits de Windows (.bmp).
·         Almacenar imágenes en una base de datos
Explica cómo agregar campos a sus tablas de base de datos y si vincular o incrustar datos de imágenes en esos campos.
·         Mostrar imágenes en formularios, informes y controles
Explica cómo agregar imágenes que siguen fijas mientras examina los registros y las páginas de informes de la base de datos, cómo mostrar imágenes que cambien con cada registro o página de informe de la base de datos, y cómo agregar imágenes de fondo o filigranas. Asimismo se explica cómo agregar imágenes a los botones e incluye vínculos a información sobre cómo mostrar las imágenes mediante programación utilizando código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
·         Actualizar y editar vínculos e imágenes
Explica cómo actualizar los vínculos a sus imágenes, cómo mostrar las imágenes actualizadas de manera automática y manual, y cómo editar imágenes desde dentro de Access.
·         Resolver problemas habituales de presentación
Explica qué hacer cuando aparecen nombres de archivo en lugar de imágenes y la indicación "Paquete" en los campos de la tabla en lugar de "Imagen de mapa de bits". Asimismo, explica cómo habilitar filtros gráficos.
Almacenar y mostrar y imágenes
El proceso de almacenar y mostrar imágenes (fotografías digitales, gráficos y dibujos digitalizados) normalmente sigue varios pasos generales: en primer lugar, debe decidir cómo desea almacenar las imágenes. Puede usar vínculos a imágenes almacenadas en una unidad de disco o de red, o bien, hacer que sus imágenes formen parte de su archivo de base de datos, un proceso denominado incrustación.
Si desea mostrar una imagen distinta con cada registro o página de informe de la base de datos, puede almacenar en una tabla de base de datos vínculos a sus imágenes, o bien, almacenar los archivos de imagen en la tabla como objetos incrustados. Si desea mostrar imágenes estáticas, como por ejemplo logotipos corporativos e imágenes de fondo, puede almacenar los archivos fuera de la base de datos.
Después de decidir el método de almacenamiento, debe incluir en su formulario o informe un control capaz de mostrar imágenes, y vincular o enlazar ese control a la imagen o imágenes que desea mostrar.
CONSULTAS
En este artículo se explica cómo crear y ejecutar una consulta de datos anexados. Este tipo de consulta se usa cuando se necesitan agregar nuevas filas de datos a una tabla existente.
Para cambiar o actualizar parte de los datos de un conjunto existente de registros, como uno o varios campos, se puede usar una consulta de actualización. Para obtener más información sobre las consultas de actualización, vea el artículoCrear una consulta de actualización.
Si necesita copiar los datos de una tabla existente, puede generar una consulta de creación de tabla. Para obtener más información sobre la creación de consultas de actualización, vea el artículo Crear una consulta de creación de tabla.
¿Qué desea hacer?

Obtener información sobre las consultas de datos anexados

Una consulta de datos anexados agrega un conjunto de registros (filas) de una o varias tablas de origen (o consultas) a una o varias tablas de destino. En general, las tablas de origen y de destino residen en la misma base de datos, pero no es imprescindible. Por ejemplo, supongamos que tiene algunos clientes nuevos y se hace con una base de datos que contiene una tabla de información sobre esos clientes. Para evitar tener que escribir manualmente los nuevos datos, puede anexarlos a la tabla apropiada de su base de datos. Asimismo, puede usar consultas de datos anexados para:
·         Anexar campos basados en criterios. Por ejemplo, quizás desee anexar únicamente los nombres y las direcciones de los clientes con pedidos pendientes.
·         Anexar registros cuando algunos de los campos de una tabla no existen en la otra tabla. Por ejemplo, supongamos que la tabla Clientes tiene 11 campos y que los campos de una tabla Clientes en otra base de datos coinciden con 9 de los 11 campos. Podrá usar una consulta de datos anexados para agregar únicamente los datos de los campos coincidentes y omitir los demás datos.



CONSULTAS POR ASISTENTE
El Asistente de Bases de Datos de Markosoft es una herramiento de acceso a bases de datos todo-en-uno para ver y editar datos desde virtualmente todas las más importantes bases de datos incluyendo Oracle, MS SQL Server, Informix, MS Access, Sybase y dBASE. Sus funcionalidades incluyen la habilidad de ejecutar consultas con comodines, insertar, actualizar y eliminar artículos, capacidad de generar consultas, consultas de formato libre y la capacidad de crear archivos ASCII e insertar artículos desde archivos ASCII.

Adicionalmente, el Asistente de Bases de Datos provee una manera de pre-configurar todas las fuentes de datos que usted usa comúnmente, de manera que se puede seleccionar una base de datos en sólo segundos usando un solo clic en un botón.

Finalmente, se pueden crear atajos para acceder a cuentas FTP por medio de la aplicación WS_FTP con el Asistente de Bases de Datos y hay opciones de menú de acceso rápido para mostrar definiciones de tablas individuales y para mostrar los artículos en una vista de lista. 

El Asistente de Bases de Datos incluye una interfaz fácil de usar y muchas características avanzadas que no se encuentran en aplicaciones de acceso a bases de datos mucho más caras. Adicionalmente, la flexibilidad de ejecutar entrada de datos directamente en los campos de datos o usando instrucciones SQL de formato libre para actualizar o recuperar artículos, unido a su bajo precio de adquisición hacen que el Asistente de Bases de Datos tenga una ventaja definitiva sobre la competencia. Incremente la productividad de todas sus tareas de acceso y manipulación de datos hoy con el Asistente de Bases de Datos.











CONSULTAS POR VARIAS TABLAS

  • En Access es posible realizar consultas involucrando campos de varias tablas, de modo que el resultado de la consulta muestre información procedente de todas ellas. Para que una consulta pueda realizarse sobre campos de varias tablas, estás deben tener un campo común, y las tablas deberán estar relacionadas por esos campos. Si no se hubieran establecido las relaciones anteriormente, habría que establecerlas en ese momento (en la propia consulta), ya que si no existen relaciones entre tablas, Access no encontrará la relación entre los campos especificados en la ventana de diseño y no mostrará ningún registro como resultado de la consulta.
  • Lo que entiendo por consultas por varias tablas es que deben de tener campos en común porque si no es asi, la consulta no podrá hacerse, es obligatorio que se establezcan las relaciones.
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CONSULTA POR PARAMETROS
Una consulta de parámetros muestra su propio cuadro de diálogo que le pide información. Puede diseñar una consulta para que solicite un dato, por ejemplo, un número de pieza, o de más de una pieza de información, por ejemplo, dos fechas. Microsoft Access, a continuación, recuperará todos los registros que contienen ese número de parte o todos los registros comprendidos entre esas dos fechas.

También puede utilizar consultas de parámetros como base para formularios, informes y datos de páginas de acceso. Por ejemplo, puede crear un informe de ingresos mensuales basado en una consulta de parámetros. Cuando imprime el informe, Access muestra un cuadro de diálogo preguntando para el mes que desea que cubra el informe. Escriba un mes y, a continuación, Access imprime el informe correspondiente.

También puede hacer lo siguiente con consultas de parámetros, formularios e informes:
·         Crear un cuadro de formulario o el cuadro de diálogo personalizado que pide parámetros de una consulta (en lugar de utilizar cuadro de diálogo de consulta de parámetros) y, a continuación, mostrar los resultados en una hoja de datos. Esto se conoce como consulta por formulario.
·         Imprimir los criterios que se introducen en una consulta de parámetros para un informe en el encabezado del informe, de modo que se puede determinar qué valores se han utilizado para crearlo desde el informe.
Precaución : Si sigue los pasos descritos en este ejemplo, modifique el proyecto de Access de ejemplo NorthwindCS.adp. Quizás desee hacer una copia de seguridad del archivo NorthwindCS.adp y realizar estos pasos sobre una copia del proyecto.


Cómo crear una consulta con un parámetro

1.    Inicie Microsoft Access 2000 y, a continuación, abra la base de datos de ejemplo Neptuno.mdb.
2.    En el menú Ver , haga clic en Objetos de base de datos y, a continuación, haga clic en consultas .
3.    En la ventana base de datos, haga clic en la consulta facturas y a continuación, haga clic en Diseño .
4.    Escriba la línea siguiente en la celda criterios para el campo PaísDestinatario. Observe que la expresión que especifique debe ir entre corchetes.
[ver facturas para el país]
5.    En el menú consulta , haga clic en Ejecutar . Cuando se le pida, escriba R.U. y, a continuación, haga clic en Aceptar para ver los resultados de la consulta. Observe que la consulta devuelve sólo aquellos registros cuyo país de envío es UK.
6.    Cierre la consulta sin guardarlo.

Cómo crear una consulta con dos o más parámetros

1.    Inicie Microsoft Access 2000 y, a continuación, abra la base de datos de ejemplo Neptuno.mdb.
2.    En el menú Ver , haga clic en Objetos de base de datos y, a continuación, haga clic en consultas .
3.    En la ventana base de datos, haga clic en la consulta facturas y a continuación, haga clic en Diseño .
4.    Escriba la línea siguiente en la celda Criterios para el campo FechaPedido.
entre [Escriba la fecha de comienzo] Y [Escriba la fecha final]
5.    En el menú consulta , haga clic en Ejecutar . Cuando se le pida la fecha de comienzo, escriba 1/1/1997y, a continuación, haga clic en Aceptar . Cuando se le pida la fecha final, escriba 1/31/1997 y, a continuación, haga clic en Aceptar para ver los resultados de la consulta. Observe que la consulta devuelve sólo los registros cuya fecha de pedido está en enero de 1997.
6.    Cierre la consulta sin guardarlo.

¿QUÉ ES UN INFORME EN ACCESS?

  Un informe es un conjunto de informaciones organizadas y formateadas basándose en las exigencias del usuario y consiste en extraer y presentar los datos bajo el formato de facturas, etiquetas, postales, listines telefónicos... Existe la posibilidad de diseñar informes que presenten las informaciones del modo que se desee gracias al uso de diversos elementos gráficos, de texto, de imágenes... Los informes son esenciales para organizar e imprimir los datos en un estilo profesional.

Elementos de un informe

1.- Secciones principales

Un informe tiene las siguientes propiedades principales:
Pie del informe: Se refiere a la primera página del informe, es decir, la portada del informe
Encabezado de página: Datos que van a aparecer en todas las páginas del informe, concretamente en la parte superior
Detalle: en esta sección se incluyen los distintos registros correspondientes al encabezado de la pagina, que pueden ser mas de uno, sería como un subformulario dentro de cada página del informe.
Pie de Página: Tiene la misma función que el encabezado de página, pero los datos aparecen en la parte inferior


2.- Funciones de un informe

Agrupar: Una de las opciones de un informe de access mas importante es la posibilidad de mostrar los datos agrupados, seleccionando uno o varios subgrupos. Al agrupar datos evitamos que aparezcan datos repetidos en nuestro informe. Por ejemplo, si queremos mostrar los datos de una tabla con inmuebles de toda España, y queremos que los agrupe segun la provincia, para ello vamos sobre la parte izquierda del formulario en vista diseño y con el boton derecho le damos a la opción Ordenar y Agrupar:
Description: http://www.programarvba.com/img/informes/Agrupar.png
Ahora seleccionamos los campos que queremos Agrupar y el orden es el que queremos que aparezcan, una vez seleccionado en la parte de abajo aparecerán las opciones, de las que debemos activar "encabezado de pagina". En este momento en el informe se crea un nuevo encabezado, donde podemos incluir las etiquetas y textos necesarios para el encabezado de nuestro informe. En la sección de detalle aparecerán los los registros relacionados con los datos principales del encabezado:
Description: http://www.programarvba.com/img/informes/Agrupar2.png
Otras opción interesante y muy util es forzar el salto de pagina cuando aparece un nuevo registro que no cabe en la primera pagina, para evitar este corte que tan mal queda, simplemente iremos a la opción mantener Juntos del menú ordenar y agrupar y pondremos el valor a sí.

 

CREACION DE UN INFORME UTILIZANDO EL ASISTENTE

  • Para crear un informe tenemos que posicionarnos en la ventana Base de datos con el objeto Informes seleccionado, si hacemos clic en el botón nuevo se abre una ventana con las distintas formas que tenemos para crear un informe:Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe,seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas este será el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta,seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo,elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos,Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones polaridad, flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel.
  • Lo que entiendo es que los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. Solo que en los informes se puede agrupar más fácil la información.
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CREACION DE UN INFORME UTILIZANDO TABLAS

  • Access utiliza esa tabla o consulta como el origen de datos predeterminado para el informe. Sin embargo, puede cambiar el origen de datos del asistente y seleccionar campos de otras tablas y consultas.;Pulse en aceptar para hacer aparecer el primer cuadro de diálogo del Asistente,Seleccione en la lista Tablas/Consultas la tabla o consulta de donde desea tomar los datos. Verá en la lista Campos disponibles todos los campos existentes en la tabla o consulta seleccionada. Utilice los botones Agrega (>), Agregar todos (>>), Quitar (<) y Quitar todos (<<) para determinar los campos que han de pasar a la lista Campos seleccionados. En las siguientes páginas del Asistente para informes puede elegir un tipo de ordenación para los registros (basado hasta en cuatro campos diferentes), tipo básico de diseño (En columnas, Tabular o Justificado), orientación (Vertical u horizontal), así como un estilo de presentación, en una lista de estilos predefinidos (utilice la ventana de muestra de la izquierda para hacerse una idea de a qué corresponde cada una de las opciones). En la última página del Asistente puede especificar el nombre que desea asignar al informe, así como determinar si desea obtener una vista previa del informe, o bien abrirlo en la ventana de diseño para modificar la estructura creada por el Asistente. Elija la opción apropiada y pulse en Terminar.
  • Lo que yo entiendo por esto es que la creación de informes por medio de tablas es una manera más fácil y eficaz para saber el origen de los datos y seleccionar consultas y tablas.
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